چگونه کارهای عقب‌افتاده را بدون استرس جمع کنیم؟
فهرست محتوا
تا حالا شده فهرست کارهای عقب‌افتاده آن‌قدر طولانی شود که ندانید از کدامشان شروع کنید؟ یک کار نیمه‌تمام، یک پیام بی‌پاسخ، کاری که چند روز است به تعویق افتاده و چند وظیفه دیگر که مدام در ذهنتان می‌چرخند. هرچه بیشتر به این کارها فکر می‌کنید، شروع کردن سخت‌تر به نظر می‌رسد.
کارهای عقب‌افتاده فقط زمان ما را اشغال نمی‌کنند؛ گاهی ذهنمان را هم درگیر نگه می‌دارند و باعث می‌شوند حتی در زمان استراحت نتوانیم با خیال راحت به کارهای دیگر برسیم. اما با کمی نظم و یک روش درست، می‌توان این فهرست شلوغ را قابل‌مدیریت کرد.
در این مقاله با ۸ راهکار عملی همراه می‌شویم تا ببینیم چطور می‌توانیم کارهای عقب‌افتاده را منظم‌تر پیش ببریم و دوباره کنترل برنامه روزانه‌مان را به دست بگیریم.
چرا کارهای عقب‌افتاده باعث استرس می‌شوند؟
وقتی چند کار ناتمام داریم، ذهن ما ممکن است همچنان درگیر آن‌ها بماند؛ حتی وقتی مشغول کار دیگری هستیم یا می‌خواهیم استراحت کنیم. فکر کردن مداوم به اینکه «این کار را هنوز انجام نداده‌ام» می‌تواند احساس فشار و نگرانی ایجاد کند.
از طرفی، زیاد شدن کارهای عقب‌افتاده ممکن است باعث شود انجام دادن آن‌ها سخت‌تر به نظر برسد. در نتیجه، فرد به‌جای شروع کردن، مدام کارها را به زمان دیگری موکول می‌کند و همین موضوع دوباره فهرست کارها را طولانی‌تر می‌کند.
گاهی مشکل فقط تعداد کارها نیست؛ نامشخص بودن وضعیت آن‌ها هم ذهن را خسته می‌کند. وقتی چند کار نیمه‌تمام در ذهنمان باقی مانده و مدام به خودمان یادآوری می‌کنیم که باید به آن‌ها برسیم، احساس آشفتگی و فشار بیشتری می‌کنیم.
۸ راهکار عملی برای جمع کردن کارهای عقب‌افتاده بدون استرس
اگر فهرست کارهای عقب‌افتاده‌تان طولانی شده، وقت آن است یک روش ساده و منظم برای رسیدگی به آن‌ها پیدا کنید. با چند تغییر در نحوه برنامه‌ریزی و انجام کارها می‌توانید فهرست کارهای عقب‌افتاده را مرتب‌تر کنید و با آرامش بیشتری پیش بروید.
1 .همه کارهای عقب‌افتاده را بنویسید
قبل از اینکه سراغ انجام کارها بروید، هر چیزی را که عقب انداخته‌اید روی کاغذ یا در یک فهرست بنویسید. کارهای کاری، درسی، خانه، خرید، تماس‌ها و حتی کارهای کوچکی که مدام به خودتان یادآوری می‌کنید.
در این مرحله لازم نیست ترتیب خاصی داشته باشید یا درباره زمان انجام هر کار تصمیم بگیرید. فقط سعی کنید فهرست را کامل کنید تا کارهای پراکنده از ذهنتان خارج شوند و جلوی چشمتان قرار بگیرند.
بعد از نوشتن فهرست، ممکن است متوجه شوید بعضی کارها آن‌قدرها هم بزرگ یا سخت نیستند و فقط به دلیل عقب افتادن، در ذهنتان سنگین شده‌اند.
۲. کارها را اولویت‌بندی کنید و برای هر روز چند مورد را انتخاب کنید
حالا که فهرست کارها آماده است، نگاهی به آن بیندازید و مشخص کنید کدام کارها باید زودتر انجام شوند. کارهایی که مهلت نزدیک‌تری دارند یا عقب افتادنشان دردسر بیشتری ایجاد می‌کند، بهتر است در اولویت باشند.
برای این کار می‌توانید کنار هر مورد علامت بزنید؛ مثلاً کارهای فوری را با یک ستاره مشخص کنید و کارهایی را که فرصت بیشتری دارند، در دسته دیگری قرار دهید. این دسته‌بندی ساده کمک می‌کند فهرست شلوغ کارها مرتب‌تر و قابل‌فهم‌تر شود.
۳. کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید
بعضی کارها به‌خاطر حجمشان ترسناک به نظر می‌رسند. اگر یک کار بزرگ دارید، به‌جای اینکه آن را یک وظیفه کامل ببینید، چند بخش کوچک‌تر برایش مشخص کنید.
مثلاً به‌جای اینکه بنویسید «کل خانه را مرتب کنم»، کار را به بخش‌هایی مثل مرتب کردن اتاق، جمع کردن لباس‌ها و سامان دادن به میز کار تقسیم کنید. انجام هر بخش، شما را یک قدم به تمام شدن کار نزدیک‌تر می‌کند.
هر بخش که تمام شود، یک قسمت از کار بزرگ هم جلو رفته است و فهرست کارهای عقب‌افتاده کم‌کم سبک‌تر می‌شود.
۴. از یک کار ساده و قابل‌انجام شروع کنید
وقتی چند کار عقب‌افتاده دارید، شروع کردن ممکن است سخت‌تر از خودِ کار باشد. در چنین شرایطی، می‌توانید یکی از کارهای ساده‌ای را انتخاب کنید که انجام دادنش زمان زیادی نمی‌گیرد.
مثلاً پاسخ دادن به یک پیام مهم، پرداخت یک قبض یا مرتب کردن چند فایل را می‌توانید زودتر انجام دهید. تمام کردن همین کارهای ساده می‌تواند فهرست شما را کمی خلوت‌تر کند و کمک کند با خیال راحت‌تری سراغ کارهای بعدی بروید.
البته قرار نیست همیشه ساده‌ترین کار را در اولویت قرار دهید؛ اگر کاری مهلت نزدیک‌تری دارد باید زودتر انجام شود.
۵. برای انجام کارها زمان مشخص تعیین کنید
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای اینکه کارهای عقب‌افتاده دوباره به فردا موکول نشوند، این است که برای انجامشان زمان مشخصی در روز تعیین کنید. یعنی به‌جای اینکه فقط بنویسید «باید به ایمیل‌ها جواب بدهم»، مشخص کنید چه زمانی قرار است این کار را انجام دهید.
مثلاً می‌توانید بگویید: «امروز ساعت ۱۰ تا ۱۰:۳۰ ایمیل‌ها را جواب می‌دهم.» وقتی زمان انجام کار از قبل مشخص باشد، کمتر پیش می‌آید که مدام با خودتان بگویید «بعداً انجامش می‌دهم.»
برای کارهای بزرگ‌تر هم لازم نیست چند ساعت کامل وقت بگذارید. می‌توانید یک بازه کوتاه، مثلاً ۳۰ یا ۴۵ دقیقه، برای آن کنار بگذارید و فقط روی همان کار تمرکز کنید. همین زمان‌های کوتاه اگر منظم تکرار شوند، کمک می‌کنند کارهای عقب‌افتاده کم‌کم جلو بروند.
۶. هنگام انجام کار، حواس‌پرتی‌ها را کمتر کنید
وقتی قرار است یک کار عقب‌افتاده را انجام دهید، مدام سر زدن به پیام‌ها، شبکه‌های اجتماعی یا کارهای دیگر می‌تواند زمان انجام آن را بیشتر کند. بهتر است برای همان مدتی که روی کارتان هستید، عوامل حواس‌پرتی را تا حد ممکن کنار بگذارید.
مثلاً گوشی را روی حالت بی‌صدا بگذارید، اعلان‌های غیرضروری را خاموش کنید و فقط چیزهایی را که برای انجام همان کار لازم دارید جلوی دستتان نگه دارید.
اگر می‌دانید زود حواستان پرت می‌شود، سعی کنید محیط اطرافتان را تا جای ممکن خلوت و آرام کنید؛ حتی بستن یک تب اضافی در مرورگر یا مرتب کردن میز کار می‌تواند تمرکزتان را بیشتر کند.
۷. کارهای جدید را هم در برنامه در نظر بگیرید
وقتی مشغول جمع کردن کارهای عقب‌افتاده هستید، کارهای جدید هم همچنان وارد برنامه‌تان می‌شوند. اگر برای آن‌ها جایی در نظر نگیرید، ممکن است دوباره فهرست کارها شلوغ شود.
مثلاً اگر امروز باید یک کار قدیمی را تمام کنید، در کنار آن برای کارهای جدید و ضروری مثل خرید روزانه یا انجام یک کار اداری هم زمان بگذارید. این کار کمک می‌کند بین کارهای قدیمی و جدید تعادل ایجاد کنید.
قرار نیست همه وقت روز را به کارهای عقب‌افتاده اختصاص دهید. بخشی از برنامه را برای کارهای جدید نگه دارید تا فهرست کارها دوباره از کنترل خارج نشود.
۸. کارهای باقی‌مانده را دوباره بررسی و برنامه‌ریزی کنید
در پایان روز یا هفته، یک نگاه دوباره به فهرست کارها بیندازید. ببینید کدام کارها انجام شده‌اند، کدام موارد هنوز باقی مانده‌اند و آیا اولویت بعضی از کارها تغییر کرده است یا نه.
اگر کاری هنوز انجام نشده، لازم نیست خودتان را سرزنش کنید. بررسی کنید چرا انجام نشده و برای زمان مناسب‌تری در برنامه قرارش دهید. شاید لازم باشد زمان بیشتری برای آن در نظر بگیرید یا آن را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید.
این بررسی کوتاه کمک می‌کند کارهای عقب‌افتاده را فراموش نکنید و برنامه‌تان را با شرایط واقعی روزهای بعد هماهنگ نگه دارید.
اشتباهات رایج هنگام جمع کردن کارهای عقب‌افتاده
گاهی با هدف اینکه کارهای عقب‌افتاده را سریع‌تر تمام کنیم، برنامه‌ای می‌چینیم که خودش باعث خستگی و فشار بیشتر می‌شود. اشتباهات رایج زیر می‌تواند این روند را سخت‌تر کند:
- پر کردن بیش از حد برنامه: اگر برای یک روز کارهای زیادی تعیین کنید، احتمال اینکه نتوانید همه را انجام دهید بیشتر می‌شود و دوباره احساس فشار خواهید کرد.
- انجام هم‌زمان چند کار: جابه‌جا شدن مداوم بین کارها می‌تواند تمرکز را کم کند و باعث شود هیچ‌کدام را به‌خوبی پیش نبرید.
- منتظر ماندن برای انگیزه: برای شروع بعضی کارها لازم نیست حتماً انگیزه زیادی داشته باشید. گاهی کافی است کار را شروع کنید تا ادامه دادن آن راحت‌تر شود.
- سرزنش کردن خودتان: عقب افتادن چند کار به این معنی نیست که نمی‌توانید از پس آن‌ها بربیایید. سرزنش کردن خودتان فقط فشار بیشتری ایجاد می‌کند؛ بهتر است روی کاری که از اینجا به بعد می‌توانید انجام دهید تمرکز کنید.
یک برنامه ساده برای جمع کردن کارهای عقب‌افتاده
اگر در کنار کارهای عقب‌افتاده، کارهای روزمره هم دارید، بهتر است همه آن‌ها را در یک برنامه ببینید. این کار کمک می‌کند برای انجام کارهای قدیمی، برنامه روزانه‌تان را بیش از حد شلوغ نکنید.
مثلاً برنامه یک روز می‌تواند این‌طور باشد:
- صبح: صبحانه، آماده شدن و انجام یک کار روزمره مثل مرتب کردن خانه
- اواسط روز: انجام یکی از کارهای عقب‌افتاده، مثلاً تکمیل بخشی از یک گزارش
- ظهر: انجام کارهای معمول مثل خرید، آشپزی یا رسیدگی به کارهای خانه
- عصر: ادامه دادن کاری که ظهر شروع کرده‌اید یا انجام یک کار عقب‌افتاده دیگر
- پایان روز: چند دقیقه برای بررسی کارهای انجام‌شده و مشخص کردن برنامه فردا
در این برنامه، قرار نیست تمام روز را به کارهای عقب‌افتاده اختصاص دهید. کارهای معمول زندگی هم جای خودشان را دارند و در کنار آن‌ها، هر روز بخشی از کارهای عقب‌افتاده را پیش می‌برید. به این شکل، هم به کارهای روزانه می‌رسید و هم فهرست کارهای عقب‌مانده کم‌کم کوتاه‌تر می‌شود.
سؤالات متداول
· چطور وقتی تعداد کارهای عقب‌افتاده خیلی زیاد است، شروع کنیم؟
ابتدا همه کارها را بنویسید و بر اساس اهمیت و زمان انجامشان مرتب کنید. سپس یکی از کارهای مهم و قابل‌انجام را انتخاب کنید و از همان شروع کنید.
· آیا بهتر است کارهای عقب‌افتاده را قبل از کارهای روزمره انجام دهیم؟
نه همیشه. بهتر است بین کارهای عقب‌افتاده و وظایف روزمره تعادل ایجاد کنید و با توجه به اهمیت و مهلت هر کار، برایشان زمان مشخص در نظر بگیرید.
· اگر یک کار عقب‌افتاده را مدام به تعویق می‌اندازیم چه کنیم؟
بررسی کنید چه چیزی باعث عقب انداختن آن می‌شود. اگر کار بزرگ یا مبهم است، آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و اولین بخش را شروع کنید.
· برای جمع کردن کارهای عقب‌افتاده چند کار را در روز انجام دهیم؟
عدد ثابتی وجود ندارد. تعداد کارها باید با زمان و انرژی شما هماهنگ باشد؛ بهتر است برای هر روز چند کار مشخص و واقع‌بینانه انتخاب کنید تا برنامه بیش از حد شلوغ نشود.
· آیا انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان باعث می‌شود کارهای عقب‌افتاده زودتر تمام شوند؟
معمولاً بهتر است روی یک کار تمرکز کنید و بعد سراغ کار بعدی بروید. جابه‌جایی مداوم بین کارها می‌تواند تمرکز را دشوارتر کند.
جمع‌بندی
وقتی چند کار عقب‌افتاده روی هم جمع می‌شوند، ممکن است احساس کنیم یک عالمه کار روی سرمان ریخته و نمی‌دانیم از کجا شروع کنیم. اما لازم نیست همه‌چیز را یک‌دفعه سر و سامان بدهیم. با کمی نظم، می‌توانیم این فهرست شلوغ را کم‌کم مرتب کنیم.
مهم‌تر از همه، اگر یک روز نتوانستید طبق برنامه پیش بروید، برنامه را کنار نگذارید. دوباره نگاهی به فهرستتان بیندازید و از همان جایی که هستید ادامه دهید. قرار نیست یک‌شبه همه کارهای عقب‌افتاده تمام شوند؛ کافی است از همین امروز فهرست کارهایتان را بنویسید، یک مورد را انتخاب کنید و شروع کنید.همین شروع ساده می‌تواند اولین قدم برای خلوت‌تر شدن برنامه‌تان باشد.
۰ دیدگاه